Przydatne dokumenty w pracy

Rzetelne i prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z fundamentów zarządzania firmą. Kiedyś w szafach zakładów pracy spoczywały opasłe tomiska, rejestrujące aktualny stan kadrowy firmy, a tony papieru były zmorą każdej kadrowej czy kadrowego. Dzisiaj szczęśliwie, wraz z rozwojem technologii informatycznej, coraz chętniej i częściej odchodzi się od tych starych metod kompletowania i przechowywania dokumentów, na rzecz elektronicznych systemów kadrowych. Pewne rzeczy jednak nie ulegają zmianie. Istnieje swoisty kodeks postępowania co do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, uwzględniający niezbędne dokumenty, które powinny się znajdować w aktach każdego zatrudnionego.

Czym charakteryzuje się dokumentacja pracownicza

Dokumentacja pracownicza to pisemny (w formie papierowej lub elektronicznej) i przechowywany zapis zdarzeń dotyczących zatrudnienia danego pracownika. Rejestry te składają się z dokumentów prawnie wymaganych, a także treści wymaganych przez politykę i praktykę kadrową firmy w zakresie zasobów ludzkich oraz formalnych i nieformalnych notatek związanych z całym przebiegiem drogi zawodowej zatrudnionej osoby. Poza aktami osobowymi i dokumentami związanymi z nawiązaniem pracy, uwzględniane tutaj są między innymi pisemne opisy incydentów coachingu wydajnościowego, a ma to na celu pomóc w osiąganiu lepszych wyników w pracy. Poza tym rejestry obejmują obserwowane naruszenia zasad, działania dyscyplinarne podejmowane wobec pracownika, adnotacje na temat pozytywnego wkładu danej osoby w rozwój firmy, w tym nagrody i pochwały. Pamiętać należy oczywiście o odrębnej dokumentacji prowadzonej dla ZUS i celów podatkowych.

Dokumenty, które powinny się znaleźć w aktach osobowych

Szczególne znaczenie mają dokumenty wymagane prawnie, dotyczące zatrudnienia pracownika. Akta osobowe powinny być przechowywane z zachowaniem wszelkich zasad polityki prywatności, co wynika z RODO, artykułowanego w przepisach o ustawie danych osobowych. Niewłaściwe przechowywanie tej dokumentacji jest w prawie polskim zagrożone karą grzywny.

W takich aktach bezwzględnie znaleźć się powinny dokumenty zgromadzone w toku postępowania rekrutacyjnego, a zatem: curriculum vitae, świadectwa pracy i ukończenia szkoły oraz ewentualne referencje pracownicze. Drugą kategorią są dokumenty dotyczące samego nawiązania stosunku pracy, a więc: umowa o pracę, potwierdzony podpisem regulamin pracy i przepisy BHP, oświadczenie potwierdzające dane osobowe, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia, a także skierowania i wyniki badań lekarskich. Tutaj także znajdować powinna się ewidencja rejestrująca szczegółowo czas pracy, wraz z wnioskami urlopowymi i zwolnieniami lekarskimi.

Odrębną grupę stanowi dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy. Każda firma zobowiązana jest do przechowywania dokumentacji pracownika przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony 1 stycznia 2019 roku lub później, a 50 lat w przypadku gdy osoba znalazła się w stosunku pracy przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma tutaj znaczenia, czy osoba ta nadal pracuje czy już nie.