Mechanizm podzielonej płatności: jak zrobić przelew?

Mechanizm podzielonej płatności odgrywa coraz większą rolę w rozliczeniach między przedsiębiorcami. Choć jego funkcjonowanie może wydawać się zawiłe, sama procedura wykonania przelewu w systemie split payment nie należy do skomplikowanych. W artykule przedstawiamy, jak krok po kroku przeprowadzić przelew z wykorzystaniem tego mechanizmu.

Na czym polega mechanizm podzielonej płatności?

Mechanizm podzielonej płatności (MPP), znany również jako split payment, to sposób regulowania należności za faktury VAT, który polega na automatycznym rozdzieleniu płatności na dwie części – kwotę netto oraz wartość podatku VAT. Kwota netto trafia na standardowy rachunek rozliczeniowy sprzedawcy, natomiast VAT przekazywany jest na jego rachunek VAT.

Rachunek VAT to specjalne konto bankowe przypisane do każdego firmowego konta złotówkowego. Banki zakładają je automatycznie bez potrzeby zawierania dodatkowych umów. Środkami zgromadzonymi na koncie VAT można regulować jedynie określone zobowiązania publicznoprawne, takie jak VAT, akcyza, ZUS czy CIT.

Mechanizm MPP może być stosowany dobrowolnie lub obowiązkowo. Obowiązek ten dotyczy transakcji przekraczających 15 000 zł brutto, jeżeli choć jeden z towarów lub usług na fakturze znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT – są to tzw. towary i usługi „wrażliwe”.

Kto może korzystać ze split payment?

Z mechanizmu podzielonej płatności mogą korzystać wyłącznie przedsiębiorcy będący podatnikami VAT, którzy dokonują płatności przelewem w złotówkach. W systemie split payment nie można zrealizować transakcji płacąc kartą czy gotówką.

Jeśli jesteś konsumentem lub prowadzisz działalność gospodarczą i otrzymujesz faktury od podmiotów zwolnionych z VAT – split payment nie ma zastosowania. Również w przypadku faktur pro forma nie można używać MPP, ponieważ nie są one dokumentem księgowym w rozumieniu przepisów.

Jak zrobić przelew w systemie split payment?

Przelew z wykorzystaniem MPP można wykonać bezpośrednio z firmowego konta bankowego za pomocą specjalnego formularza – komunikatu przelewu. System bankowy automatycznie rozdzieli kwotę brutto wskazaną na fakturze na część netto i VAT, pod warunkiem że zostaną prawidłowo uzupełnione wszystkie wymagane dane.

Jakie dane należy podać?

W komunikacie przelewu należy wpisać:

• kwotę brutto z faktury,
• kwotę VAT,
• numer faktury,
• NIP kontrahenta (sprzedawcy).

W przypadku zaliczek zamiast numeru faktury należy wpisać „zaliczka”. Kwota VAT zostanie pobrana z rachunku VAT płatnika, a kwota netto – z konta firmowego. Jeśli na rachunku VAT nie ma wystarczających środków, bank pobierze brakującą część z konta rozliczeniowego.

Jednym przelewem split payment można zapłacić tylko jedną fakturę lub jej część, chyba że korzystasz ze zbiorczej płatności obejmującej faktury z danego okresu od jednego kontrahenta.

Jak wykonać przelew zbiorczy?

Od 1 listopada 2019 roku możliwe jest wykonywanie przelewów zbiorczych w ramach split payment. Dotyczy to faktur wystawionych przez tego samego dostawcę w okresie nie krótszym niż jeden dzień i nie dłuższym niż jeden miesiąc. W takim przypadku w komunikacie przelewu zamiast numeru faktury wpisuje się okres, za który dokonywana jest płatność.

Kwota VAT i brutto powinna być sumą odpowiednich wartości z wszystkich faktur objętych przelewem. Bank automatycznie rozdzieli środki na konta rozliczeniowe i VAT kontrahenta.

Jakie warunki trzeba spełnić, aby przelew w MPP doszedł do skutku?

Przede wszystkim należy upewnić się, że numer rachunku kontrahenta znajduje się na tzw. białej liście podatników VAT. Lista ta jest publicznie dostępna i zawiera aktualne dane przedsiębiorców. Jeśli rachunek sprzedawcy nie znajduje się na tej liście, przelew nie zostanie wykonany.

Ważne jest również, aby kontrahent podał numer firmowego rachunku bankowego, a nie rachunku prywatnego (ROR). System split payment nie działa z prywatnymi kontami bankowymi, a próba wykonania przelewu na taki rachunek zostanie odrzucona.

Jakie są ograniczenia rachunku VAT?

Środkami zgromadzonymi na rachunku VAT nie można swobodnie dysponować. Mogą być one wykorzystane wyłącznie do określonych płatności publicznoprawnych, takich jak:

• zobowiązania z tytułu VAT,
• podatki CIT i PIT,
• składki ZUS i KRUS,
• akcyza i należności celne,
• opłaty cukrowe i za napoje alkoholowe,
• zaliczki i odsetki związane z powyższymi.

W przypadku braku możliwości wykorzystania środków z rachunku VAT, można złożyć wniosek do urzędu skarbowego o ich uwolnienie. Urząd ma 60 dni na podjęcie decyzji, a po jej pozytywnym rozpatrzeniu bank przekazuje środki na rachunek firmowy.

Jak wyglądają obowiązki przy obowiązkowym split payment?

W przypadku transakcji objętych obowiązkowym MPP, sprzedawca musi oznaczyć fakturę adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”. Brak takiego oznaczenia może skutkować sankcjami podatkowymi – zarówno dla sprzedawcy, jak i dla kupującego, jeśli mimo obowiązku nie dokona przelewu w systemie split payment.

Jeśli kupujący zapłaci za fakturę tradycyjnym przelewem, mimo że miał obowiązek wykonać przelew split payment, może zostać nałożone na niego dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT.

Co z korektami do faktur?

Jeśli faktura została wcześniej opłacona w ramach split payment, a następnie została wystawiona faktura korygująca, można również dokonać zwrotu całości lub części środków przy użyciu komunikatu przelewu. W takim przypadku w miejscu NIP dostawcy wpisuje się NIP nabywcy.

Jakie korzyści przynosi korzystanie z MPP?

Choć mechanizm split payment wprowadza dodatkowe obowiązki, niesie też szereg korzyści dla przedsiębiorców. Przede wszystkim:

• jest traktowany jako dowód dochowania należytej staranności w przypadku kontroli podatkowej,
• eliminuje ryzyko solidarnej odpowiedzialności za VAT kontrahenta,
• umożliwia przyspieszony zwrot nadpłaconego VAT – w terminie 25 dni,
• chroni środki przed egzekucją komorniczą (z wyjątkiem należności publicznoprawnych),
• umożliwia obniżenie zobowiązania podatkowego w przypadku wcześniejszej zapłaty podatku z rachunku VAT.

Stosowanie mechanizmu podzielonej płatności może wpłynąć korzystnie na bezpieczeństwo podatkowe firmy i ograniczyć ryzyko sankcji ze strony organów skarbowych.

Jak wygląda przelew split payment w praktyce?

W praktyce przelew w systemie MPP realizowany jest podobnie do zwykłego przelewu, jednak wymaga skorzystania z dedykowanego formularza w bankowości elektronicznej. W formularzu tym znajdują się dodatkowe pola, które należy uzupełnić. Są to przede wszystkim:

• kwota brutto,
• kwota VAT,
• numer faktury,
• NIP sprzedawcy.

Po ich uzupełnieniu bank automatycznie przekaże odpowiednie kwoty na rachunek rozliczeniowy i VAT odbiorcy. Nie trzeba znać numeru rachunku VAT kontrahenta – wystarczy numer jego konta firmowego.

Co się stanie, jeśli wykonam przelew błędnie?

Jeśli podasz numer rachunku prywatnego kontrahenta lub rachunku niewidniejącego na białej liście podatników VAT, przelew zostanie odrzucony i środki wrócą na twoje konto. Dlatego tak ważna jest dokładna weryfikacja danych przed zleceniem przelewu.

W przypadku błędnie oznaczonej faktury – np. bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, ale spełniającej warunki obowiązkowego MPP – odpowiedzialność za dokonanie płatności w split payment nadal spoczywa na nabywcy.

Co warto zapamietać?:

• Mechanizm podzielonej płatności (MPP) dzieli płatność na kwotę netto i VAT, z czego VAT trafia na specjalny rachunek VAT sprzedawcy.
• Obowiązkowe stosowanie MPP dotyczy transakcji powyżej 15 000 zł brutto, jeśli na fakturze znajdują się towary z załącznika nr 15 ustawy o VAT.
• Przelew w systemie split payment wymaga podania kwoty brutto, VAT, numeru faktury oraz NIP sprzedawcy; można również realizować przelewy zbiorcze.
• Rachunek VAT może być używany tylko do regulowania zobowiązań publicznoprawnych, a jego środki nie mogą być swobodnie dysponowane.
• Korzystanie z MPP przynosi korzyści, takie jak przyspieszony zwrot VAT, ochrona przed egzekucją komorniczą oraz dowód należytej staranności w przypadku kontroli podatkowej.