Pomyłka w kwocie przelewu – co teraz zrobić?
Pomyłka w kwocie przelewu nie oznacza sytuacji bez wyjścia. Działaj szybko, sprawdź rodzaj płatności i skontaktuj się z odbiorcą. Bank po wykonaniu przelewu nie poprawi samodzielnie wpisanej kwoty, dlatego naprawienie błędu zwykle wymaga dopłaty albo uzgodnienia zwrotu z kontrahentem.
Jaki błąd pojawił się w przelewie?
Najpierw ustal, czy wykonałeś przelew zwykły, czy płatność w mechanizmie podzielonej płatności. W przypadku split payment kwota netto trafia na rachunek rozliczeniowy odbiorcy, a wskazana kwota VAT – na jego rachunek VAT. Bank realizuje dyspozycję zgodnie z danymi wpisanymi w komunikacie i nie sprawdza, czy kwota VAT odpowiada fakturze.
| Typ przelewu | Błąd | Główne rozwiązanie |
|---|---|---|
| Przelew zwykły | Za niska kwota | Wykonaj kolejny przelew na brakującą część i poinformuj odbiorcę. |
| Przelew zwykły | Za wysoka kwota | Uzgodnij z kontrahentem zwrot nadpłaty na rachunek rozliczeniowy. |
| Split payment | Za wysoka kwota VAT | Poproś kontrahenta o zwrot z rachunku rozliczeniowego, nie z rachunku VAT. |
| Split payment | Za niska kwota | Dopłać brakującą kwotę, stosując prawidłowy komunikat przelewu. |
| Split payment | Błędny numer faktury lub NIP | Wyjaśnij błąd z kontrahentem i uporządkuj dokumentację księgową. |
Co zrobić po zleceniu błędnego przelewu?
Jeżeli przelew ma jeszcze status oczekujący, sprawdź w bankowości elektronicznej, czy bank dopuszcza jego anulowanie. Po przekazaniu płatności do realizacji bank zazwyczaj nie może zmienić jej kwoty na wniosek klienta. Nie da się też dopisać brakującej sumy do już wykonanego przelewu. Trzeba zlecić osobną płatność.
Najbezpieczniejsza kolejność działań wygląda następująco:
- Sprawdź potwierdzenie przelewu, status transakcji i rzeczywiście przekazaną kwotę.
- Porównaj dane z fakturą, zwłaszcza kwotę brutto, kwotę VAT, numer faktury i NIP sprzedawcy.
- Skontaktuj się z kontrahentem, opisz błąd i ustal sposób jego naprawienia.
- Zachowaj potwierdzenia przelewów, wiadomości oraz ustalenia dotyczące dopłaty lub zwrotu.
Nadpłata w split payment – jak odzyskać pieniądze?
Najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy w komunikacie przelewu wpisano zbyt wysoką kwotę VAT. Bank nie skoryguje tej wartości, a kontrahent nie może swobodnie zwrócić nadpłaty ze swojego rachunku VAT. Środki zgromadzone na tym rachunku mogą być wykorzystywane tylko w przypadkach przewidzianych w przepisach.
Procedura naprawcza powinna wyglądać tak:
- Skontaktuj się z kontrahentem i wskaż, jaka część płatności została zawyżona.
- Ustal zwrot nadpłaty ze zwykłego rachunku rozliczeniowego odbiorcy. Nie powinien on zwracać tej kwoty bezpośrednio z rachunku VAT, chyba że podstawą zwrotu jest prawidłowo wystawiona faktura korygująca.
- Sprawdź dokumentację i ustal z księgowym, czy konieczna jest faktura korygująca. Sam błąd w kwocie przelewu nie zawsze oznacza zmianę wartości sprzedaży na fakturze.
Jeżeli nadpłata wynika z korekty faktury, zwrot może być rozliczony w ramach mechanizmu podzielonej płatności. Inaczej wygląda sytuacja, w której nabywca omyłkowo wpisał wyższą kwotę VAT niż ta wskazana na prawidłowej fakturze. Wtedy podstawą zwrotu jest porozumienie stron, a przelew powinien wyjść z rachunku rozliczeniowego kontrahenta.
Niedopłata – czy trzeba wykonywać szczególną procedurę?
Przy zbyt niskiej kwocie rozwiązanie jest prostsze. Wykonaj kolejny przelew na brakującą sumę i poinformuj odbiorcę, że jest to dopłata do konkretnej faktury. Jeżeli płatność podlega split payment, użyj komunikatu przelewu i wpisz dane zgodne z fakturą.
Przy przelewie do kontrahenta nie ma potrzeby anulowania pierwszej płatności. Ważne, aby łączna kwota zapłaty odpowiadała należności oraz aby dokumenty pozwalały połączyć obie wpłaty z właściwą fakturą.
Czy pomyłka powoduje sankcje?
Sama omyłka w kwocie nie oznacza automatycznie odpowiedzialności karno-skarbowej. Przy zawyżeniu kwoty VAT w split payment nie dochodzi do uszczuplenia podatku, dlatego taki błąd co do zasady nie wymaga składania czynnego żalu. Nadal trzeba jednak szybko wyjaśnić nadpłatę i zachować dowody podjętych działań.
Ryzyko wygląda inaczej, gdy obowiązkowy split payment w ogóle nie został zastosowany i strony nie podejmują działań naprawczych. Dotyczy to między innymi transakcji objętych załącznikiem nr 15 do ustawy o VAT, gdy wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł. Jeżeli przelew wykonano zwykłym trybem zamiast MPP, skontaktuj się ze sprzedawcą i ustal zwrot pierwszej płatności oraz ponowne uregulowanie faktury prawidłowym komunikatem.
Jeśli błąd dotyczy przelewu do Urzędu Skarbowego, skontaktuj się z właściwym urzędem na piśmie. Przy niedopłacie zapłać brakującą kwotę możliwie szybko, ponieważ mogą pojawić się odsetki. Przy nadpłacie lub wpłacie na niewłaściwe konto pismo powinno wskazywać dane podatnika, datę i kwotę wpłaty, rachunek, na który trafiły środki, oraz oczekiwany sposób rozliczenia, na przykład przeksięgowanie albo zwrot.
Przed wysłaniem kolejnego przelewu sprawdź:
- kwotę brutto i kwotę VAT z faktury,
- numer rachunku oraz dane odbiorcy,
- numer faktury i NIP kontrahenta,
- czy płatność ma zostać wykonana zwykłym przelewem czy w split payment.
Najważniejsze jest szybkie porozumienie z odbiorcą. Niedopłatę zwykle uzupełnisz kolejnym przelewem, a nadpłatę odzyskasz na podstawie ustaleń z kontrahentem. Rachunek VAT nie służy do swobodnego zwracania omyłkowo otrzymanych kwot.
Artykuł ma charakter informacyjny. Przy sporze z kontrahentem, błędzie dotyczącym obowiązkowego split payment albo rozliczeniu z Urzędem Skarbowym skonsultuj sprawę z księgowym lub doradcą podatkowym.
