Onboarding pracownika z zagranicy: lista spraw do załatwienia w pierwszym miesiącu

Zatrudnienie osoby spoza Unii Europejskiej to dla działu kadr więcej niż podpisanie umowy. W pierwszych tygodniach trzeba równolegle dopilnować tytułu pobytowego, zgody na pracę, zakwaterowania i kilku spraw urzędowych, a każda z tych spraw ma inny termin i inny urząd.

Poniższy plan porządkuje te zadania w kolejności, w jakiej zwykle pojawiają się po stronie pracodawcy i samego pracownika: od dokumentów gotowych jeszcze przed przyjazdem, przez pierwsze dni w Polsce, aż po wdrożenie w zespole.

Zanim pracownik przyjedzie: tytuł do pracy i legalny pobyt

Zatrudnienie cudzoziemca spoza Unii Europejskiej wymaga dwóch rzeczy naraz: legalnego pobytu w Polsce oraz tytułu do wykonywania pracy. W zależności od obywatelstwa i sytuacji będzie to zezwolenie na pracę wydawane przez urząd wojewódzki albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy rejestrowane w powiatowym urzędzie pracy. Dział kadr powinien ustalić właściwą ścieżkę, zanim poda kandydatowi termin rozpoczęcia obowiązków, bo od tego zależy też, jaki dokument pobytowy będzie mu potrzebny już na granicy.

Pierwsze dni w Polsce: wjazd, ubezpieczenie i tymczasowy adres

Jeszcze przed wjazdem dobrze jest sprawdzić, czy nowy pracownik ma ważny dokument potwierdzający ochronę na wypadek nagłego zachorowania czy wypadku podczas pobytu w Polsce, bo konsulat wydający wizę krajową typu D wymaga polisy na sumę co najmniej 30 000 EUR, obejmującej cały planowany pobyt. Ubezpieczenie dla cudzoziemca można kupić przez internet jeszcze przed podróżą, na przykład w serwisie polisa-obcokrajowca.pl, gdzie dokument potwierdzający ochronę przychodzi od razu w wersji elektronicznej.

Na pierwsze dni najlepiej zaplanować tymczasowe zakwaterowanie, na przykład pokój hotelowy albo wynajem krótkoterminowy, zanim pracownik znajdzie mieszkanie na dłużej. To też dobry moment, żeby przekazać mu podstawowe informacje o dojeździe do biura i o najbliższej okolicy.

Sprawy urzędowe: meldunek, PESEL i wniosek o kartę pobytu

Po znalezieniu adresu dobrze od razu udać się do urzędu gminy na meldunek; przy tej samej wizycie cudzoziemiec dostaje numer PESEL, który przyda się później przy zakładaniu konta czy podpisywaniu kolejnych umów. Jeśli planowany pobyt ma trwać dłużej, niż wynika to z wizy, kolejnym krokiem bywa wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy, czyli kartę pobytu.

Do kompletu załączników urząd wojewódzki zwykle prosi o:

• wypełniony formularz wniosku i aktualne zdjęcie

• ważny dokument podróży

• dokument potwierdzający ubezpieczenie zdrowotne lub pokrycie kosztów leczenia

• potwierdzenie celu pobytu, na przykład umowę z pracodawcą

• dowód źródła utrzymania i adresu zamieszkania w Polsce

Dokładna lista zależy od celu pobytu, dlatego lepiej zweryfikować ją na stronie właściwego urzędu wojewódzkiego, zanim umówi się termin złożenia wniosku. Dokument ubezpieczeniowy potrzebny na tym etapie opisuje strona polisa zdrowotna do wniosku o kartę pobytu.

Konto bankowe i formalności płacowe

Placówka bankowa otwierająca konto dla nowego pracownika standardowo prosi o okazanie paszportu, a część banków oczekuje też potwierdzenia, gdzie w Polsce mieszka klient, dlatego łatwiej to załatwić już po wizycie w urzędzie gminy. Dział kadr może na tym etapie przygotować dla pracownika krótką checklistę z numerem PESEL, adresem zameldowania i kopią umowy, żeby wizyta w placówce nie wymagała dodatkowego telefonu do biura.

Osoby, które chcą samodzielnie porównać zakres ochrony dla siebie i osób towarzyszących, znajdą przegląd ofert ubezpieczeniowych dla cudzoziemców na stronie głównej polisa-obcokrajowca.pl.

Wdrożenie w zespole: pierwsze tygodnie pracy

Poza formalnościami urzędowymi liczy się też wprowadzenie do zespołu: przypisanie opiekuna, który odpowie na bieżące pytania, przegląd zasad bezpieczeństwa i higieny pracy w zrozumiałym języku oraz krótkie oprowadzenie po biurze i okolicy. Nowy pracownik łatwiej zapamięta procedury, jeśli dostanie je rozłożone na kilka spotkań zamiast jednego długiego wdrożenia pierwszego dnia.

Dobrze sprawdza się też lista kontaktów: kto w firmie pomaga w sprawach kadrowych, kto w sprawach urzędowych, a do kogo zgłosić się z pytaniem o mieszkanie czy dojazd. Taki dokument przyda się również kolejnym osobom zza granicy, które firma zatrudni w przyszłości.

Lista kontrolna na pierwszy miesiąc

Poniższy zestaw porządkuje najważniejsze zadania z tego przewodnika w jednym miejscu:

1. tytuł do pracy: zezwolenie albo oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy

2. dokument potwierdzający ochronę na czas podróży i pierwszych tygodni pobytu

3. tymczasowe zakwaterowanie na pierwsze dni

4. meldunek w urzędzie gminy i numer PESEL

5. wniosek o kartę pobytu, jeśli pobyt ma trwać dłużej

6. konto bankowe i formalności płacowe

7. wprowadzenie do zespołu i lista kontaktów w firmie

Artykuł sponsorowany