Konferencja firmowa w nietypowej lokalizacji: czego brakuje, gdy wydarzenie wychodzi poza hotel

Hotel konferencyjny ma jedną dużą przewagę: większość infrastruktury jest już na miejscu. Są stoły, krzesła, toalety, zaplecze gastronomiczne, prąd, szatnia i przestrzeń techniczna.

Gdy konferencja zostaje przeniesiona do hali produkcyjnej, showroomu, hangaru, muzeum, ogrodu albo na teren firmy, organizator zyskuje oryginalne otoczenie, ale część infrastruktury musi stworzyć praktycznie od zera.

I właśnie te pozornie drobne elementy najłatwiej przeoczyć.

Zacznij od listy rzeczy, które w hotelu są „niewidzialne”

Krzesło stojące na sali konferencyjnej wydaje się oczywiste. Podobnie jak stolik przed prelegentem, lada do rejestracji czy miejsce, w którym catering może przygotować serwis.

Dopiero w pustej przestrzeni widać, ile funkcji hotel zapewnia automatycznie.

Przed organizacją wydarzenia w nietypowym miejscu warto zinwentaryzować:

• miejsca siedzące,
• recepcję,
• szatnię,
• catering,
• backstage prelegentów,
• zaplecze techniczne,
• strefę networkingową,
• przechowywanie materiałów,
• ciągi komunikacyjne.

Nie wszystkie będą potrzebne przy każdym wydarzeniu. Każdą trzeba jednak świadomie wykluczyć albo zaplanować.

Sala dla 200 osób nie oznacza 200 krzeseł i sceny

Konferencja potrzebuje również przestrzeni pomiędzy elementami wyposażenia.

Trzeba uwzględnić przejścia, dostęp do wyjść, stanowiska techniczne i miejsce pozwalające uczestnikom wejść lub wyjść bez przesuwania całych rzędów.

Dlatego pojemność przestrzeni nie powinna być określana na zasadzie „powierzchnia podzielona przez liczbę krzeseł”.

Układ zależy od formatu wydarzenia, wymagań obiektu i sposobu użytkowania.

Networking wymaga innej aranżacji niż prezentacja

Jednym z powodów organizowania konferencji w nietypowych miejscach jest chęć stworzenia mniej formalnej atmosfery.

Warto wykorzystać tę przewagę również przy wyborze wyposażenia.

Po części prezentacyjnej uczestnicy nie muszą pozostać w rzędach krzeseł. Strefa rozmów może wykorzystać stoliki koktajlowe, meble wypoczynkowe i mniejsze grupy miejsc siedzących.

W przypadku realizacji odbywających się w regionie zachodniopomorskim zakres takiego wyposażenia można dobrać z łatwością dobrać na stronie brand.info.pl, która poza meblami zapewnia również namioty oraz zaplecze cateringowe i barowe.

Istotne jest, aby strefa networkingowa powstała w planie od początku. Próba „znalezienia miejsca” po ustawieniu części konferencyjnej zwykle kończy się zagospodarowaniem przypadkowego fragmentu obiektu.

Catering poza hotelem zaczyna się na zapleczu

Hotel ma kuchnię, magazyn i drogę, którą obsługa może poruszać się niezależnie od gości.

Nietypowy obiekt może nie mieć żadnego z tych elementów.

Firma cateringowa powinna więc wcześniej wiedzieć:

• gdzie może podjechać,
• gdzie składować zapas,
• jakie urządzenia może wykorzystać,
• skąd pobierze energię,
• jak będzie transportować potrawy do strefy uczestników,
• gdzie trafią odpady i brudne naczynia.

Najlepsza strefa bufetowa niewiele pomoże, jeśli obsługa będzie przez cały event przeciskała się z zapleczem pomiędzy uczestnikami.

Zasilanie trzeba policzyć przed przyjazdem techników

Nagłośnienie i ekrany nie są jedynymi odbiornikami.

Prądu mogą potrzebować urządzenia cateringowe, ekspresy, chłodzenie, stanowisko rejestracji, oświetlenie dodatkowe czy zaplecze medialne.

Zapotrzebowanie najlepiej zebrać od wszystkich podwykonawców i dopiero wtedy ocenić możliwości obiektu.

Jeśli miejsce na co dzień nie obsługuje wydarzeń, zwykła informacja „mamy dużo gniazdek” nie jest wystarczającą podstawą do przygotowania realizacji.

Akustyka może zmienić charakter wydarzenia

Hala przemysłowa z wysokim sufitem wygląda efektownie na zdjęciach. Może jednak wymagać zupełnie innego podejścia do dźwięku niż hotelowa sala z materiałami pochłaniającymi pogłos.

To samo dotyczy muzeum, hangaru czy dużego showroomu.

Wizja lokalna z udziałem techniki pozwala sprawdzić nie tylko miejsce ustawienia sceny, lecz także akustykę, oświetlenie zastane i trasy prowadzenia instalacji.

Nietypowa lokalizacja ma sens wtedy, gdy wykorzystuje się jej charakter

Nie warto zamieniać hali produkcyjnej w niedoskonałą kopię hotelowej sali konferencyjnej.

Jeżeli uczestnicy przyjeżdżają do fabryki, można połączyć program konferencji ze zwiedzaniem. W showroomie produkt może stać się częścią scenografii. W ogrodzie networking można przenieść na zewnątrz.

Wyposażenie powinno uzupełniać miejsce, a nie całkowicie je maskować.

Dobrze przygotowana konferencja poza hotelem wymaga więcej planowania infrastruktury, ale właśnie dzięki temu może zaoferować uczestnikom doświadczenie, którego standardowa sala konferencyjna nie zapewni.

Strefa gościnna podczas zawodów i wydarzeń sportowych: jak zaplanować namiot, meble i catering

Wydarzenie sportowe ma dwóch odbiorców. Pierwszy to kibic, który przychodzi oglądać zawody. Drugi to partner, sponsor, przedstawiciel mediów lub zaproszony gość, dla którego organizator przygotowuje osobną strefę hospitality.

Ta druga przestrzeń nie musi być luksusowym VIP-em. Jej podstawową funkcją jest stworzenie miejsca, w którym można usiąść, porozmawiać, zjeść i nadal pozostać blisko wydarzenia.

Najpierw trzeba określić funkcję strefy

Inaczej wygląda strefa sponsora podczas całodniowych zawodów, inaczej przestrzeń dla partnerów przed meczem, a jeszcze inaczej namiot dla gości podczas zawodów plenerowych.

Przed wyborem wyposażenia trzeba odpowiedzieć na kilka pytań:

• ilu gości będzie korzystało ze strefy równocześnie,
• czy uczestnicy będą głównie siedzieć, czy przemieszczać się,
• czy serwowany będzie pełny posiłek, czy tylko napoje i przekąski,
• czy ze strefy powinno być widać zawody,
• jak długo potrwa wydarzenie,
• czy przestrzeń ma również realizować ekspozycję sponsora.

Odpowiedzi mogą całkowicie zmienić potrzebny układ.

Pełne miejsca siedzące nie zawsze są najlepszym rozwiązaniem

Przy wydarzeniach sportowych goście często wchodzą i wychodzą ze strefy.

Część ogląda rywalizację, inni rozmawiają, kolejni podchodzą po napoje.

Dlatego klasyczny układ bankietowy nie zawsze wykorzystuje przestrzeń efektywnie.

Można połączyć:

• stoliki koktajlowe,
• klasyczne stoły,
• krzesła,
• sofy lub fotele,
• pojedyncze miejsca siedzące skierowane w stronę areny.

W jednej z realizacji eventowych Brand wykorzystał w hali jednocześnie część jadalną i wypoczynkową, co dobrze pokazuje logikę takiego podziału przy wydarzeniach z rotacyjnym ruchem uczestników.

Zadaszenie powinno wynikać z charakteru wydarzenia

W plenerze strefa dla partnerów musi funkcjonować niezależnie od tego, czy uczestnicy przez cały czas z niej korzystają.

Przy większej liczbie gości wynajem hali namiotowej może pozwolić połączyć pod jednym zadaszeniem część cateringową, miejsca do rozmów oraz przestrzeń sponsorską.

Nie oznacza to jednak, że każda strefa musi mieć cztery pełne ściany.

W ciepły dzień ważna może być otwartość na teren zawodów. Przy bardziej wietrznej lokalizacji przydatne będzie większe osłonięcie.

Konfiguracja powinna wynikać z miejsca i sposobu użytkowania.

Sponsor potrzebuje miejsca na ekspozycję, ale nie na cały branding naraz

Strefa hospitality jest atrakcyjnym miejscem dla partnerów wydarzenia, dlatego łatwo ją przeładować.

Ścianki, flagi, ekrany, ekspozytory i materiały reklamowe kilku sponsorów mogą zabrać znaczną część powierzchni.

Dobrą zasadą jest najpierw zaplanowanie funkcjonalnego układu dla ludzi, a dopiero później wpisanie w niego brandingu.

Logo widoczne z kilku metrów będzie zwykle skuteczniejsze niż kilkanaście komunikatów ustawionych obok siebie.

Catering powinien mieć własną drogę pracy

Gość powinien widzieć estetyczny bufet albo bar.

Nie musi natomiast obserwować uzupełniania produktów, transportu opakowań czy wynoszenia brudnych naczyń.

Jeżeli teren na to pozwala, zaplecze gastronomiczne najlepiej umieścić od strony technicznej strefy. Pozwala to uzupełniać serwis bez przecinania głównej przestrzeni dla zaproszonych osób.

Przy całodniowych zawodach znaczenie ma również możliwość utrzymania odpowiednich warunków dla produktów i napojów. Wtedy wyposażenie zaplecza powinno być planowane równolegle z wyposażeniem części dla gości.

Strefa nie może przeszkadzać w samym wydarzeniu sportowym

Atrakcyjna lokalizacja blisko trasy lub areny może być jednocześnie logistycznie najgorszym miejscem.

Trzeba sprawdzić, czy konstrukcja i uczestnicy nie ograniczą:

• dróg technicznych,
• pracy służb,
• dostępu zawodników,
• widoczności publiczności,
• przestrzeni potrzebnej mediom,
• możliwości ewakuacji.

Ostateczną lokalizację należy więc uzgodnić z osobą odpowiedzialną za cały plan wydarzenia, a nie tylko część sponsorską.

Hospitality nie musi oznaczać odseparowania od sportu

Najlepsza strefa gościnna nie jest osobnym eventem działającym obok zawodów.

Powinna pozwalać zaproszonym osobom nadal czuć charakter wydarzenia.

Może to oznaczać otwartą ścianę skierowaną na trasę, telebim z transmisją, możliwość szybkiego przejścia do trybun albo aranżację nawiązującą do dyscypliny.

Wtedy namiot, meble i catering nie tworzą przypadkowej przestrzeni VIP. Stają się częścią całego doświadczenia sportowego.

Artykuł sponsorowany