Jak zeskanować kod QR na fakturze?

Aby zeskanować kod QR na fakturze, włącz aparat w telefonie, skieruj go na kod i kliknij wyświetlony link lub powiadomienie. Nie potrzebujesz dodatkowej aplikacji. Zwróć jednak uwagę, czy jest to kod weryfikacyjny KSeF, czy kod płatniczy – po zeskanowaniu prowadzą do różnych działań.

Kod KSeF czy kod płatniczy?

Na fakturze mogą znajdować się różne kody QR. Kod weryfikacyjny KSeF pozwala sprawdzić, czy dokument znajduje się w Krajowym Systemie e-Faktur i czy jego dane zgadzają się z informacjami zapisanymi w systemie. Kod płatniczy służy natomiast do przygotowania przelewu w aplikacji bankowej.

Na fakturach wystawionych w trybie offline mogą pojawić się dwa kody KSeF. Kod oznaczony napisem „OFFLINE” służy do identyfikacji i późniejszej weryfikacji faktury, a kod z napisem „CERTYFIKAT” potwierdza między innymi autentyczność wystawcy przed przesłaniem dokumentu do KSeF. Dla osoby skanującej najważniejsze jest sprawdzenie opisu umieszczonego pod kodem.

Jak zeskanować kod QR telefonem?

Do odczytania kodu wystarczy standardowy aparat w smartfonie. Wykonaj następujące czynności:

• Otwórz aplikację aparatu w telefonie.
• Skieruj obiektyw na kod QR, tak aby cały znak był widoczny na ekranie.
• Przytrzymaj telefon nieruchomo przez chwilę, aż pojawi się link lub komunikat.
• Dotknij komunikatu, aby przejść do weryfikacji faktury albo aplikacji bankowej.

Jeśli skanujesz kod płatniczy, użyj funkcji skanowania dostępnej w aplikacji banku, takiej jak „Skanuj i płać” lub „Zeskanuj i zapłać”. Zwykły aparat może odczytać kod, ale nie musi przekazać danych bezpośrednio do formularza przelewu.

Jak zweryfikować fakturę w KSeF?

Kod weryfikacyjny KSeF jest zwykle umieszczany na wizualizacji faktury przekazanej poza systemem, na przykład w pliku PDF albo na wydruku. Po zeskanowaniu nie otrzymujesz od razu pełnego dostępu do wszystkich danych. Najpierw wyświetlane są informacje pozwalające rozpoznać dokument i sprawdzić, czy znajduje się on w KSeF.

Weryfikacja przebiega w kilku etapach:

1. Zeskanuj kod aparatem telefonu.
2. Otwórz link prowadzący do usługi weryfikacyjnej KSeF.
3. Sprawdź podstawowe dane faktury, w tym informacje identyfikujące dokument i sprzedawcę.
4. Porównaj wyświetlone dane z fakturą, którą otrzymałeś.
5. Jeśli system udostępni taką możliwość, podaj wymagane dane dodatkowe, aby uzyskać dostęp do pełnej faktury.

Podstawowa weryfikacja nie wymaga logowania do pełnego systemu KSeF. Pełny dostęp do dokumentu może jednak wymagać dodatkowych danych identyfikacyjnych, zależnie od rodzaju faktury i sposobu jej udostępnienia.

Ostrzeżenie: w przypadku kodu płatniczego zawsze sprawdź w aplikacji bankowej numer rachunku, odbiorcę, kwotę i tytuł przelewu przed zatwierdzeniem płatności. Samo zeskanowanie kodu nie powinno być traktowane jako potwierdzenie poprawności danych.

Co zrobić, gdy kod QR nie działa?

Brak reakcji aparatu nie musi oznaczać, że faktura jest nieprawidłowa. Sprawdź po kolei najczęstsze przyczyny:

• Popraw oświetlenie i usuń odblaski z powierzchni faktury.
• Wyczyść obiektyw telefonu i zmień odległość od kodu.
• Rozprostuj wydruk, jeśli kod jest zagięty, rozmazany lub częściowo zasłonięty.
• Przy kodzie płatniczym zaktualizuj aplikację bankową albo użyj jej wbudowanej funkcji skanowania.

Gdy kod nadal nie działa, możesz poprosić wystawcę o ponowne przesłanie faktury lub samego linku weryfikacyjnego. W przypadku faktury offline znaczenie może mieć także to, czy dokument został już przesłany do KSeF.

Najprościej zapamiętać tę zasadę: aparat telefonu służy do odczytania kodu, kod KSeF prowadzi do weryfikacji dokumentu, a kod płatniczy przygotowuje przelew. Niezależnie od rodzaju kodu dane wyświetlone po skanowaniu trzeba sprawdzić przed dalszym działaniem.