Jaki jest limit płatności gotówkowych między firmami?

Limit płatności gotówkowych między firmami wynosi 15 000 zł brutto. Jeżeli jednorazowa wartość transakcji przekracza tę kwotę, przedsiębiorcy muszą rozliczyć ją za pośrednictwem rachunku płatniczego, na przykład przelewem, kartą lub innym instrumentem powiązanym z rachunkiem. Zasada wynika z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców i dotyczy transakcji B2B, czyli zawieranych między przedsiębiorcami.

Jaki jest limit płatności gotówką między firmami?

Przedsiębiorca może zapłacić kontrahentowi gotówką, gdy jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł brutto. Po przekroczeniu tego progu płatność związana z działalnością gospodarczą powinna zostać wykonana za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Przez rachunek płatniczy rozumie się przede wszystkim rachunek bankowy lub rachunek członka SKOK. Wymóg może zostać spełniony także przy płatności kartą albo za pośrednictwem platformy płatniczej, jeżeli rozliczenie odbywa się z wykorzystaniem rachunku płatniczego.

Limit odnosi się do obu stron transakcji będących przedsiębiorcami. Nie ma znaczenia, czy chodzi o jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę czy inny podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Jak obliczać jednorazową wartość transakcji?

Najważniejsza jest wartość całej transakcji wynikającej z umowy, a nie kwota pojedynczej faktury, raty lub wpłaty. Podzielenie rozliczenia na mniejsze części nie zmienia charakteru zobowiązania. Jeżeli umowa opiewa na więcej niż 15 000 zł brutto, płatność powinna być bezgotówkowa, nawet gdy strony ustaliły raty albo kilka zaliczek.

Do oceny limitu należy uwzględnić:

• Zaliczki – są częścią rozliczenia wynikającego z całej umowy.
• Raty – ich wysokość nie zastępuje wartości całej transakcji.
• Dostawy częściowe – jeżeli wynikają z jednego zobowiązania, należy analizować je łącznie.
• Wartość brutto – limit porównuje się z kwotą obejmującą podatek VAT, a nie z wartością netto.

Przykładowo, przy zakupie towaru za 20 000 zł brutto zapłata 10 000 zł gotówką i 10 000 zł przelewem nie pozwala zachować pełnego prawa do rozliczenia wydatku w kosztach. Wartość całej transakcji przekracza bowiem ustawowy próg.

Jeżeli cena została określona w walucie obcej, należy przeliczyć ją na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Jakie są skutki zapłaty gotówką powyżej limitu?

Zapłata gotówką za transakcję przekraczającą 15 000 zł brutto powoduje konsekwencje po stronie przedsiębiorcy dokonującego zakupu. Wydatku nie można prawidłowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w tej części, która została uregulowana z pominięciem rachunku płatniczego.

Nie chodzi więc o automatyczne wyłączenie z kosztów całej wartości umowy ani wyłącznie o nadwyżkę ponad 15 000 zł. Jeżeli przedsiębiorca zapłaci część należności gotówką, wyłączeniu podlega kwota zapłacona w ten sposób. W księgach trzeba zmniejszyć koszty albo, gdy nie jest to możliwe, zwiększyć przychody w okresie dokonania takiej płatności.

Ograniczenie dotyczy przedsiębiorcy, który ponosi wydatek. Samo przyjęcie gotówki przez sprzedawcę nie powoduje u niego automatycznie utraty przychodu ani kosztu. Dla nabywcy istotne jest natomiast zachowanie dokumentów potwierdzających sposób rozliczenia.

Kiedy limit nie obowiązuje?

Limit 15 000 zł nie dotyczy transakcji między przedsiębiorcą a konsumentem. Osoba prywatna może zapłacić przedsiębiorcy gotówką także wtedy, gdy cena przekracza tę kwotę. Ograniczenie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dotyczy relacji B2B, a nie B2C.

Limitem nie są objęte również formy rozliczenia, w których nie dochodzi do płatności pieniężnej. Dotyczy to w szczególności:

• kompensaty wzajemnych wierzytelności,
• barteru, czyli wymiany towarów lub usług,
• nettingu, jeżeli rozliczenie polega na potrąceniu wzajemnych należności, a nie na przekazaniu pieniędzy.

W takich przypadkach strony regulują zobowiązania w inny sposób niż przez zapłatę gotówką lub przelew. Dokumentacja powinna jasno wskazywać, na czym polegało rozliczenie.

Co sprawdzić przed zapłatą większej kwoty?

Przed rozliczeniem transakcji przekraczającej 15 000 zł wykonaj krótką kontrolę:

• Sprawdź, czy kontrahent występuje jako przedsiębiorca, a nie konsument.
• Ustal wartość brutto całej transakcji wynikającej z umowy.
• Uwzględnij zaliczki, raty i dostawy częściowe.
• Wybierz przelew, kartę lub inną płatność realizowaną za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Najczęstszy błąd polega na porównaniu limitu z pojedynczą ratą albo kwotą netto z faktury. Przy transakcjach walutowych trzeba najpierw zastosować właściwy kurs NBP, a przy kompensacie lub barterze ustalić, czy rzeczywiście nie dochodzi do płatności pieniężnej.